Yrityksen laskutus opas 

Tässä artikkelissa käymme läpi yrityksen laskutusta ja sitä, mitä hyötyjä hyvästä laskutus prosessista on yritykselle. Oppaassa käymme läpi seuraavia asioita: 

• Laskutuksen merkitys yritykselle 
• Yritysten välinen laskutus laki
• Lähetä lasku heti myynnin jälkeen 
• Yleisimmät maksuehdot laskulle 
• Kuluttajakaupassa maksuehtoa ei määritelty 
• Eräpäivä heti annetaan maksumuistutuksen avulla 
• Viivästyskorko on 11% vuonna 2023
• Vinkkejä tehokkaaseen laskutukseen 
• Verkkolasku, sähköpostilasku vai kirje? 
• Perintä osana tehokasta laskutusta 
• Laskurahoituksella rahoitat myyntisaatavat heti 
• Yhteenveto laskutuksesta 

Laskutus on tärkeä osa kassanhallintaa 

Laskutus on merkittävä osa minkä tahansa yrityksen liiketoiminnan kassan- ja riskienhallintaa. Sitä voidaan käyttää myös yritysrahoituksen tilalta – saamalla ajoissa laskut asiakkailta, ei lainaa välttämättä tarvita. Kun laskutat tehokkaasti yrityksen myynneistä, saadaan kassa kiertämään nopeasti – ja yrityksen riskit ovat vähäiset. 

Yrityksen laskutus on paljon enemmän kuin vain laskun lähettämistä asiakkaille. Se on samalla osa asiakassuhteiden hallintaa ja yrityksen rahoitusta. Laskutus vaikuttaa suoraan kaikkiin seuraaviin asioihin: 

1. Kassavirran hallinta. Oikein tehdyllä laskutuksella varmistetaan, että yrityksellä on riittävästi kassavaroja liiketoiminnan pyörittämiseen. Likviditeetin avulla yritys pystyy hoitamaan omat velvoitteet ajoissa, jolloin myös yrityksen riskitaso on alhaisempi.
2. Riskienhallinta. Hyvällä laskutus prosessilla alennat oman yrityksen riskitasoa kahdella tavalla. Yksi, oma kassavirta paranee, kun asiakkaat maksavat ajoissa. Kaksi, asiakasyritysten luottotappioriski eli laskujen maksamatta jättäminen pienenee oikein tehdyillä toimenpiteillä. 
3. Asiakassuhteet. Laskutus on olennainen osa asiakassuhteiden hallintaa. Huonosti hoidettu laskutus voi pahimmillaan johtaa huonoon asiakaskokemukseen tai laskun maksamatta jättämiseen. 
4. Budjetointi ja ennakointi. On paljon helpompi laatia yrityksen budjetti ja ennakoida tulevaa, kun yrityksen laskutus toimii ennakoitavasti ja ajallaan. 

Yritysten välinen laskutus laki

Yritysten välinen laskutus laki sanoo, että maksuehto voi olla enintään 30 päivää yksipuolisesti sovittuna. Käytännössä laskun maksuaika voi olla mikä tahansa 1 – 30 päivän väliltä. 

Laskulle voidaan antaa myös pidempi maksuaika esimerkiksi 90 päivälle asti, mikäli asiasta on sovittu kirjallisesti molempien osapuolten välillä. Tämä tarkoittaa sitä, että yksipuolinen sopimus ei riitä yli 30 päivän maksuajalle laskutuksessa. 

Lähetä lasku heti myynnin jälkeen 

Lasku kannattaa lähettää heti, kun tuote tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Nopea laskutus parantaa yrityksen kassaa, vähentää asiakkaan luottoriskiä ja samalla myös antaa ammattimaisen kuvan yrityksestäsi. 

Voit antaa laskulle maksuaikaa 1 – 30 päivää, mutta minkä maksuehdon kannattaa valita? Yleisenä muistisääntönä toimii tämä “Mitä nopeammin, sitä paremmin”. Toisaalta liian nopea eräpäivä laskulle voi johtaa huonoon asiakaskokemukseen.  Seuraavassa käymme läpi yleisimpiä maksuehtoja asiakkaille. 

Kuluttajakaupassa maksuehtoa ei ole määritelty 

Maksuaikaa ei ole määritelty laissa, mutta tavallisesti kuluttajan kohdalla sovelletaan 14 vuorokauden maksuehtoa. Tällöin kuluttajan on maksettava lasku 14 päivän kuluessa siitä, kun tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. 

Jos maksamisen eräpäivästä ei ole erikseen sovittu, lasku on maksettava kuukauden päästä laskun lähettämisestä. 

Eräpäivä heti annetaan maksumuistuksen yhteydessä 

Yleensä “eräpäivä heti” annetaan maksumuistutuksen yhteydessä. Kun yrityksellä on erääntynyt lasku, voidaan maksumuistutus lähettää eräpäivällä heti. 

Ensimmäistä laskua eräpäivällä heti harvoin käytetään, sillä se voi antaa huonon kuvan yrityksestä. Kun haluat nopeasti rahat yrityksen tilille – lähetä lasku heti ja laskuta asiakasta 7 päivän maksuajalla. 

Viivästyskorko on 11% vuonna 2023 

Maksamattomasta laskusta voidaan periä viivästyskorkoa. Viivästyskorkoa peritään eräpäivästä alkaen. Jos esimerkiksi laskun eräpäivä on 15.5.2023, voidaan tämän ylittävältä ajalta alkaa periä viivästyskorkoa. 

Korkolain (633/1982) mukainen viitekorko ajanjaksona 1.7-31.12.2023 on 4% + 7% lisäkorko, elikkä viivästyskorkoa peritään 11% vuodessa. 

Viivästyskorkoa voidaa peritä automaattisesti eräpäivästä lähtien, elikkä siitä ei tarvitse olla erikseen sovittu. 

Vinkkejä tehokkaaseen laskutukseen 

Oikein tehtynä laskutus on selkeää ja tehokasta – ja se parantaa yrityksen kassanhallintaa ja tuottaa hyvän asiakaskokemuksen. Tässä vinkkejä, miten saat yrityksen laskutuksen tehokkaasti käyttöön: 

1. Selkeät ja yksiselitteiset laskut. Varmista, että laskun tiedot ovat oikein ja se on laadittu hyvin selkeästi. Laskusta tulee ilmetä kaikki tarvittavat tiedot: laskun summa, eräpäivä, maksuehdot, tuotteen tai palvelun yksityiskohdat ja tiedot. 

2. Varmista asiakkaan preferoitu laskutapa. Tarkista asiakkaalta, suosiiko hän verkkolaskua tai sähköpostilaskua. Vuonna 2023 harvoin halutaan enää kirje postissa tullutta laskua. 

3. Lähetä lasku ajoissa. Lasku kannattaa lähettää heti myydyn palvelun tai palvelun jälkeen. Anna laskulle maksuaikaa 7 tai 14 päivää. 

4. Muistuta myöhästyneestä maksusta. Eräpäivän jälkeen kannattaa lähettää maksumuistutus “Eräpäivällä heti”. Voit myös periä viivästyskorkoa eräpäivän ylittävältä ajalta. 

5. Automatisoi laskutusta. Voit pyrkiä automatisoimaan laskutukseen liittyviä prosesseja erilaisten palveluiden avulla. Automatisoinnin avulla annetaan ammattimainen kuva, manuaalinen työ vähenee ja virheiden määrä laskee. Yksi tapa automatisoida laskutus ja reskontra on hyödyntää factoring rahoitusta. 

6. Luo selkeä prosessi. Kun yrityksellä on selkeä prosessi käytössä, vie laskuttaminen vähän aikaa, parannetaan yrityksen kassanhallintaa ja muistutukset lähetetään ajoissa. 

Verkkolasku, sähköpostilasku vai kirje? 

Älä arvaile asiakkaan preferoitua maksutapaa, vaan kysy yritykseltä toivottua laskutus tapaa. Jos yrityksellä on käytössä hyvä prosessi laskutukseen, auttaa se tehokkaassa laskutuksessa. 

• Suosituin laskutustapa on sähköpostilla pdf lasku
• Verkkolaskun eli e-laskun suosio kasvaa 
• Kirjelaskun suosio laskenut ja se ei ole paras tapa saada rahat nopeasti maksettavaksi 

Suosittelemme joko sähköpostilaskua tai verkkolaskua, sillä kirjeellä lähetetyn laskun maksaminen voi viedä enemmän aikaa – ja vaarana on postin hukkuminen tai unohtuminen pöytälaatikkoon. 

Sähköpostilaskun muistutus on helppoa ja nopeaa. Myös verkkolaskun suosio kasvaa koko ajan. Verkkolasku on molemmille osapuolille vaivaton ja nopea tapa hoitaa reskontra ja laskujen maksaminen ja vastaanottaminen. 

Perintä osana tehokasta laskutusta 

Perintään voidaan siirtää riidattomia saamisia, joiden laskuja ei ole maksettu eräpäivään mennessä. Laskun voi siirtää perintään heti laskun eräpäivän jälkeen ja perintätoimet aloittaa 14 päivän kuluttua alkuperäisestä eräpäivästä. Tällöin velalliselle voidaan lähettää myös maksumuistutus. 

Perinnän avulla yritys voi varmistaa riidattomien saamisten maksun mahdollisimman nopeasti. Ennen perintään siirtämistä kannattaa kuitenkin olla yhteydessä etukäteen maksun saajaan, jotta asiakaskokemus säilyy hyvänä. 

Laskurahoituksella saat laskut heti rahaksi 

Laskurahoitus on yritysrahoituksen muoto, jossa rahoitusyhtiö antaa lainaa yritykselle laskuja vasten. Käytännössä tällöin yritys voi saada laskusaamiset heti rahaksi, joka parantaa yrityksen kassanhallintaa. 

Laskurahoitus soveltuu b2b alan yrityksille, jolla maksuajat ovat pitkät. Laskurahoitusta ei kannata käyttää muutaman päivän eräpäivään varten, sillä laskurahoitus ei ole ilmaista. 

Laskurahoituksen etuina on nopeus ja joustavuus, mutta sen haittapuolena on usein kallis hinta. Usein lyhytaikaisen lainan korko on kalliimpi, joten laskurahoitus ei välttämättä ole edullisin yritysrahoituksen muoto. 

Yhteenveto – laskutus opas yrityksille 

Kävimme läpi oppaassa, miksi laskutus on tärkeä osa yrityksen riskienhallintaa ja kassanhallintaa. Tehokkaalla laskutuksella saavutetaan: 

1. Nopea kassan kierto yritykselle. 
2. Lasketaan yrityksen omaa riskitasoa. 
3. Saadaan hyvä asiakaskokemus.
4. Voidaan keskittyä ydinliiketoimintaan. 

Tehokas laskutus onnistuu, kun keskitytään perusasioihin. Tässä tärkeimmät vinkit hyvään laskutukseen: 

1. Lähetä lasku selkeillä tiedoilla. Laskun summa, eräpäivä, tuote tiedot ja maksuehto selkeästi näkyvillä laskulla. 
2. Lähetä lasku ajoissa. 
3. Varmista toivottu laskutustapa – sähköposti vai verkkolasku? 
4. Automatisoi laskutusta ja laadi selkeä prosessi. 

Kun laskutus tehdään oikein, saadaan yrityksen liiketoiminta tehokkaasti pyörimään. Samalla asiakaskokemus saadaan hyväksi, kun vastapuolen kanssa kaupankäynti on selkeää, tehokasta ja reiluilla pelisäännöillä. 

Hyvin tehty laskutus vähentää myös yrityksen omaa riskitasoa, jolloin yritys voi hoitaa omat velvoitteet ajoissa. Näin varmistat oman yrityksen luottoluokituksen säilyvän hyvänä – joka parantaa yrityksen rahoituksen neuvottelua ja kaupantekoa.